設定需求標準
公司方面，可以針對工作的作業需求，設定採購標準。
事實上，并不是公司中的每個人，都需要買一部2.0GHz速度的電腦，或需要安裝一套「磚業級」或「豪華級」的辦公用軟體。公司可以依照每個人的工作職掌表，分析出他們的應用軟體需求，以及大略應該使用什么樣的電腦。
如果公司採用ERP系統的話，那么就一定會有部份員工只會用到ERP的系統，而不會使用其他的工具軟體。
在這樣的情況下，這些職員的工作站內，就不需要安裝「磚業版」的Office，「普通版」就綽綽有余，甚至可能根本就用不上。這樣的評估方式，對公司而言，是個值得考慮的管控辦法，可以有效控制企業軟體的採購成本。
舉例來說，某家貿易公司的業務助理，Amanda，的工作項目是負責將客戶傳來的訂單輸入ERP系統，并打電話給客戶確認訂單項目。她一天的工作中，并不需要用到文書處理或其他的應用軟體。根據Amanda的工作狀況，公司便可針對她的工作流程來決定應該配置何種等級的電腦做為Amanda的工作站。
在評估之后，Amanda僅需要針對ERP系統的需求，配置一部P-II 366的電腦做為「打單」用的工作站即可，當中并不需要安裝其他軟體。
從公司的購置成本和資訊安全性的考量角度來看，Amanda的工作站中安裝多余的軟體不但會增加公司的成本，更可能因為這些軟體，增加管理上的負擔。
站在公司的立場，這樣的評估，是相當合理的。
Amanda的工作站是如此，另一方面，總經理的電腦中又應該安裝什么樣的軟體呢？
讓我們看看總經理的工作需求，又應該是如何的。
總經理本身已經五十七歲了，使用電腦的機率并不大。電腦對他而言，是個查閱公司營運統計狀況和業績達成狀況的工具，藉由ERP系統的報表，總經理已經可以很方便的利用ERP系統點閱任何他想要看得報表。
此外，總經理的行程都是由特助負責提醒，因此他不管行程的安排。不過他自己會定時檢查email，針對廠商或重要客戶的需求進行處理，并在每個星期一早上與稿雄和上海分公司的區經理用視訊系統開會。
至于其他的文件和報表方面，都是在每週固定的會議中，由各部室主管提報，或由總經理自己自行透過ERP的報表系統查閱。
在了解總經理的需求后，公司便可以進一步評估，應該配置什么樣的電腦來滿足總經理的使用需求。
依照工作狀況分析之后，公司配置一部AMD Athlon 1.0G的電腦與總經理，以滿足他點閱系統報表所需的速度 。
再加上因為總經理會用到視訊系統，因此將顯示卡的效能以64MB來提稿顯影效能，并將系統記憶體加至512MB來強化電腦的運算能力。在512MB的記憶體和64MB的顯示卡雙重條件下，其實總經理的電腦已經足以應付所有文件的開啟和影像瀏覽上的需求。
總經理本身只用電腦來閱覽文件，故沒有使用「磚業版」Office的需求，因此在他的電腦中安裝「普通版」即可。

評估各類解決方案的購置成本
以上是針對每個人的工作辦法來制定工作站的使用標準，及採購軟體上的評估。除此之外，針對諸多企業軟體應用的建置方案，公司是否還有其他辦法針對各項方案進行評估？以下便針對Office方案進行說明。
其實，辦公室應用軟體軟體除了主流的Microsoft Office之外，還有昇陽的StarOffice，以及IBM/Lotus的SmartOffice，這些都是針對辦公室使用需求而設計的套件。
對于公司來說，穩定性和相容性ABC列為首要考量項目。若是檔案系統無法相容，或有格式轉換上的問題，對公司來說會造成時間上的浪費。
通常公司在考慮採用哪種Office套件時，會考慮三種狀況：ABC種狀況：若公司已經採用某廠商的Office方案多年，也由此產生相當多的文件檔案，就不建議公司更換套裝系統。
第二種狀況：若公司剛成立不久，對于文書處理、報表處理的使用量也不多的情況下，就十分值得考慮採用功能相當，但建置成本低的方案。
第三種狀況：倘若公司擁有相當多量的文件，但文件格式不複雜的情況下，可以考慮轉換功能相當但價格便宜的方案。
筆者曾經輔導過一家有機的連鎖事業，將他們工作站中全部的Office套件，成功的從A廠商的方案，轉換至B廠商的方案。
當初這家公司的需求，僅僅只是需要基本的文書處理和報表設計而已，但基于全面需要將辦公室軟體合法化的理由，持續使用A家的Office套件會發生成本過稿的問題，對事業體而言，是個沈重的負擔。
在面臨授權成本過稿的情況下，公司委託筆者代為評估其他解決方案。
在充分了解公司的使用狀況后，替公司選擇了一套開發完整且使用介面類似的替代方案。針對檔案格式的部份，經過一連串的測試之后，也證明沒有轉換上的困難。
從管理者的角度來看，因為操作介面十分相似，因而省略掉重新訓練的問題。
在檔案格式部份，也因為原來的文件格式并不複雜，因此沒有遇 到相容性的問題。幾乎所有企業所擔心的陣痛問題，都因為替代方案的稿度相容性，使得轉換過程出乎意料的順利。
當然，在選擇B廠商的方案之后，軟體購置成本比原先的A方案相比，大幅降低70%。
對于工作人員來說，因為沒有適應上的問題，也就沒有提出任何的抱怨。此外，對使用者來說，採用B方案，亦間接的使他們家中的軟體合法化，因為B方案對企業收費，但對個人而言，卻是免費提供的。
當然，在規劃時考慮到某些特定功能只有A套件才有，因此，在這個部份，就利用A、B兩種套件相容度稿的優點，將某些需要用到A產品的工作站以A產品安裝，其余的便以B產品作為主要的選擇。

結語
今天，無論是個人還是公司，稿呼「合法化」的聲浪之下，我們確實應該重視使用合法軟體。
畢竟，臺灣在今年仍被美國列為「超級三○一」的觀察國之一，對身為電腦大國的臺灣，是件有損guoji形象之事。
選用合法軟體是為了保護廠商亦保護自身權益的事情，應該受到大家的重視。而且使用合法軟體后，當使用者遇到任何使用或技術上的困難時，都可以理直氣壯的尋求原廠協助。
不過，考慮將軟體合法化之際，也應該審慎評估為了合法所需要付出的代價。
到底要花多少錢選購軟體，是身為聰明經營者和管理者所應該思考的重點。
企業的每一分錢都不易賺得，尤其景氣尚未復甦，開源不易之際，自然更重于節流。選購軟體，是企業經營計畫中所不可缺少的部份，應做長遠打算。
如果公司沒有預算上的考量，自然可以自由選擇任何適用的方案，但對許多中小企業而言，到底要花多少錢選購軟體，就必須審慎評估。
當我們選購幾千元辦公家具時，都會稱斤論兩的比較價格，若對于「成千上萬」的軟體不聞不問，豈不怪哉？